vos renseignements sont confidentiels.
POLITIQUE DE GESTION ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
L'Office d'habitation secteur sud Lac-Saint-Jean Est s'engage à respecter la confidentialité et la
sécurité des renseignements personnels qui sont collectés, utilisés, divulgués et conservés.
L'Office met en place les mesures appropriées pour assurer la conformité avec la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-
après la Loi) telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de
protection des renseignements personnels (Loi 25) et pour protéger les renseignements
personnels contre tout accès non autorisé, perte, utilisation abusive, divulgation, altération ou
destruction.
Responsabilités de gestion
La gestion de l'Office à l'égard des renseignements personnels est placée sous la responsabilité
de la personne ayant la plus haute autorité au sein d'un organisme et cette dernière occupe la
fonction de responsable de l'accès aux documents et celle de responsable de la protection des
renseignements personnels. La personne ayant la plus haute autorité au sein de l'Office est le
directeur général/directrice générale et veille à assurer le respect et la mise en oeuvre de la Loi
(ci après le Responsable). Cependant, elle peut déléguer par écrit une partie ou toutes ses
fonctions de responsable de l'accès aux documents (ci-après le Responsable Accès) et celle de
responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après le Responsable
Protection) à un ou des membres de l'organisme public ou de son personnel de direction.
Le Responsable ou le Responsable Protection est chargé de superviser et de mettre en œuvre les
politiques et les procédures relatives à la protection des renseignements personnels, de
sensibiliser et former le personnel aux obligations en matière de confidentialité et de sécurité
des renseignements personnels, et de répondre aux demandes et aux plaintes des personnes
concernant la gestion des renseignements personnels. Il est le responsable des ententes
relatives à la communication des renseignements personnels ainsi que de différents registres
requis par la Loi, notamment le registre des incidents et un registre des communications des
renseignements personnels.
Le Responsable ou le Responsable Accès reçoit et répond à toutes les demandes qui sont de la
nature d'une demande d'accès aux documents au sens de la Loi et est le responsable du registre
des communications visé par une restriction au droit d'accès requis par la Loi.
Le comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels est chargé
de soutenir le Responsable dans l'exercice de ses responsabilités et dans l'exécution de ses
obligations en vertu de la Loi. Le comité évalue les facteurs relatifs à la vie privée de tout projet
d’acquisition, de développement et de refonte de système d'information ou de prestation
électronique de services impliquant la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation
ou la destruction de renseignements personnels et suggère les mesures de protection des
renseignements personnels en lien avec tout projet.
Toute question, demande, commentaire ou plainte qui est adressé à un membre du personnel
ou représentant de l'Office à l'égard des renseignements personnels sera acheminé vers le
Responsable ou sera traité sous sa supervision. Les membres du personnel ou représentants de
l’Office s'engagent à respecter la présente politique de manière continue.
Collecte des renseignements personnels
L'Office recueille les renseignements personnels en limitant la collecte aux renseignements
nécessaires aux fins déterminées et légitimes. Les renseignements personnels ne sont utilisés
que dans le cadre des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, sauf avec le consentement
explicite de la personne concernée ou exigence légale contraire. Avant d'effectuer un sondage,
le Responsable ou le Responsable Protection évaluera la nécessité de recourir au sondage et
l'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des renseignements
personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation.
Utilisation des renseignements personnels
Le Responsable ou le Responsable Protection veillera à ce les renseignements personnels ne
soient accessibles qu'aux seules personnes qui ont le mandat de les recevoir au sein de l'Office,
d'y avoir accès et seulement lorsque ces renseignements personnels sont nécessaires à
l'exercice de leurs fonctions. Toute personne de l'Office qui recueillera des renseignements
personnels verbalement devra se nommer. De plus, toute personne de l'Office ou toute
communication qui vise à recueillir des renseignements personnels par écrit devra indiquer :
1 le nom et l'adresse de l'Office au nom de qui la collecte est faite;
2 des fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli;
3 des catégories de personnes qui auront accès à ce renseignement;
4 du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
5 des conséquences pour la personne concernée ou, selon le cas, pour le tiers, d'un refus
de répondre à la demande;
6 des droits d'accès et de rectification prévus par la Loi.
Consentement
L'Office obtient le consentement manifeste, libre et éclairé des personnes selon la finalité de
leur utilisation avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer leurs renseignements personnels,
sauf dans les cas prévus par la Loi et ses règlements. Le consentement peut être obtenu
préférablement par écrit ou verbalement selon les circonstances. Les personnes peuvent retirer
leur consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Dans
le cas des mineurs, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité
parentale.
Selon les circonstances et pour les renseignements personnels sensibles, tels que définis dans la
Loi, le consentement doit être manifesté de façon expresse.
Divulgation des renseignements personnels
L'Office ne divulgue des renseignements personnels à des tiers que lorsqu'il a obtenu le
consentement explicite de la part de ses clients ou de ses employés pour partager ces
renseignements personnels ou lorsque la divulgation est requise ou autorisée par la Loi.
Protection des renseignements personnels
L'Office est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient. L'Office
prend les mesures de sécurité appropriées pour garantir la confidentialité de vos
renseignements personnels et pour protéger les renseignements personnels contre tout accès,
divulgation, utilisation, modification ou destruction non autorisés. Ces mesures peuvent inclure,
sans s'y limiter, des contrôles d'accès physiques et logiques, des protocoles de chiffrement, des
politiques de mot de passe robustes, des mesures de sécurité réseau et des sauvegardes
régulières.
Incident de confidentialité
Si l'Office a des motifs de croire que s'est produit un incident de confidentialité, l'Office prendra
les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de
nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
Conservation des renseignements personnels
L'Office conserve les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire
pour atteindre les fins déterminées pour lesquelles ils ont été collectés, selon la Loi ainsi que
selon le calendrier de conservation de l'Office. L'Office versera dans des fichiers les
renseignements personnels selon les exigences de la Loi et maintiendra un inventaire à jour de
ses fichiers. Les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de manière sécurisée
lorsqu'ils ne sont plus nécessaires ou autrement prévus par la Loi.
Formation et sensibilisation
Dès l'embauche et par la suite de façon régulière, l'Office offre une formation et une
sensibilisation à son personnel et ses représentants concernant les politiques et les procédures de protection des renseignements personnels, ainsi que les obligations légales en matière de
confidentialité. L'Office oblige le personnel à signaler tout incident de sécurité ou violation
potentielle afin de tenir un registre des incidents de confidentialité pour que l'Office puisse
prendre les mesures nécessaires.
Accès rectification et retrait
L'Office permet aux personnes d'exercer leurs droits d'accès, de rectification, de suppression et
de retrait de leurs renseignements personnels conformément à la Loi. Les demandes d'accès ou
de modification doivent être adressées par écrit au Responsable ou au Responsable Accès aux
coordonnées suivantes :
Responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements
personnels
Nom : Mandy Bouchard, directrice générale
Adresse : 297 rue Turgeon, Hébertville
Courriel : Cette adresse courriel est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.
Téléphone : 581-718-1414
Prendre note que seule une demande par écrit de communication ou de rectification des
renseignements personnels pourra être considérée. Le Responsable ou le Responsable Accès
fera parvenir un avis écrit confirmant la réception et il y donnera suite dans les vingt (20) jours
qui suivent.
Traitement des plaintes
Le Responsable ou le Responsable Protection veille au traitement des plaintes relatives à la
protection des renseignements personnels et met en place de façon uniforme au sein de l'Office
un processus de réception, d'analyse et d'enquête, de réponse et de suivi des plaintes.
Toute plainte est traitée dans un délai raisonnable en conformité avec la Loi et avec l'implication
des parties concernées. Si toutefois le traitement exige un délai supplémentaire, la personne en
sera informée. Chaque plainte est traitée selon les principes de confidentialité et d'impartialité.
La réponse à la plainte sera écrite et motivée. La personne qui demeure insatisfaite du
traitement de sa plainte peut s'adresser à la Commission d'accès à l'information dans les trente
(30) jours de la date de la décision.
Révision de la politique
Le comité a approuvé la présente politique et devra approuver toute modification ou révision de
celle-ci. L'Office modifie et révise régulièrement cette politique encadrant la gestion et la
protection des renseignements personnels pour assurer sa pertinence et sa conformité aux
exigences légales et aux meilleures pratiques. Les mises à jour de la politique seront
communiquées et publiées sur et seront disponibles en version papier sur demande à l'adresse
indiquée ci-dessous.
Communiquez avec I'OH
297 rue Turgeon, Hébertville(QC)
G8S 1N5